Un entretien réussi pour toutes les parties

« Au début de ma carrière, quand j’ai fondé ma société, je ne faisais jamais d’entretien individuel. Je partais du principe que les réunions mensuelles de groupe et mes feedbacks réguliers suffisaient. C’est un ami consultant pour des grosses boites qui m’a encouragé à l’instaurer annuellement. Je ne regrette pas une seule seconde le temps que je consacre désormais à chacun de mes collaborateurs. Je me rends compte que rien ne remplace ce moment qui permet de faire une évaluation très précise de là où nous en sommes réciproquement dans notre rapport interpersonnel, mais aussi dans notre rapport au travail » explique Florence, directrice d’une PME.

Un moment différencié

Tant pour le collaborateur que pour le manager, l’entretien de fin d’année est un moment particulier. Et on va directement l’écrire pour que les choses soient claires 😉 Non, un entretien annuel, n’est pas un combat de boxe où l’une des parties doit repartir gagnante. S’il y a des échanges de coups, c’est qu’il est temps de repenser la collaboration.

Un entretien annuel, c’est un moment privilégié qui doit permettre à tout le monde de se projeter dans les mois à venir en étant persuadé que le travail va être efficace et collaboratif.

C’est un instant à distinguer des autres réunions hebdomadaires ou quotidiennes. Il est donc important de le fixer clairement dans l’agenda, de prévoir une salle, d’expliquer en amont ce qui sera abordé et la manière dont ça va se passer afin que le moment venu, rien ne vienne parasiter l’échange.

Évidemment, si besoin, on donne des instructions claires au collaborateur. On le prévient bien à l’avance, on lui dit ce qui sera abordé, et le cas échéant, s’il doit préparer quelque chose.

Car ça aussi, c’est un point essentiel d’un entretien réussi : on n’y va pas de manière nonchalante la fleur au fusil. Ni d’un côté ni de l’autre.

Pré-pa-ra-tion

Même si on fait ça chaque année, même si on a l’habitude, et même si on est rôdé aux entretiens, la clef, c’est la préparation.

Comment ? Voici quelques pistes :

1. Préparez un bilan factuel

De la manière la plus objective, il faut pouvoir lister ce qui a été atteint et ce qui ne l’a pas été. Pour ce faire, il faut se baser sur des faits et des chiffres précis. On évalue la performance par rapport aux objectifs fixés l’année précédente.

2. Prendre connaissance du savoir-être

La préparation d’un entretien, c’est aussi l’occasion d’ouvrir le cercle de réflexion aux collègues, clients… Par exemple, en demandant de manière informelle comment ça se passe entre le collaborateur et eux, s’il y a des points particuliers à prendre en compte… L’idées est de prendre de la hauteur, de manière « hélicoptère ». On évalue le comportement.

3. Un travail quotidien

La préparation de l’entretien annuel commence… dès la fin du précédent. On a parfois tendance à nous focaliser sur les dernières semaines ou les deux derniers mois. C’est normal, nous avons tous ce réflexe de rester sur nos dernières impressions. Et pourtant, il peut être utile de collecter les informations tout au long de l’année pour pouvoir dresser un bilan le plus large possible qui permet de souligner des progressions ou des régressions.

4. Des objectifs à court terme

Même si la perspective est de pouvoir se projeter sur une année complète, lors de la préparation, on peut aussi réfléchir à des objectifs à court terme à proposer aux collaborateurs. Ces objectifs deviennent alors des étapes par lesquelles passer pour atteindre, plus tard, ce qui a été défini.

Comment écouter pleinement ?

Vous en avez sûrement déjà entendu parler, l’écoute « active » est une des clefs de la réussite d’un entretien annuel. Pour celles et ceux qui auraient oublié de quoi on parle, voici quelques petits rappels :

1. Évitez toute interruption
   Les collaborateurs n’ont pas toujours l’occasion de s’exprimer. Ils ont pourtant souvent des choses à dire. Lors de l’entretien annuel, on les laisse parler et exprimer leurs sentiments. Ne pas interrompre montre que vous êtes pleinement engagé dans la conversation et que vous êtes prêt à écouter ce qu’il a à dire.
2. Ne jugez pas
   Quels que soient les propos partagés par les collaborateurs, l’idée d’un entretien n’est pas de savoir qui a raison ou qui a tort et de se positionner. C’est d’abord de comprendre les ressentis qu’ils ont de leur travail.
3. Reformulez
   Reformuler et synthétiser les propos d’un collaborateur peut aider à clarifier les idées et à éviter les malentendus. Les mots sont connotés et n’ont pas toujours la même signification pour tous. La phrase magique est la suivante : « Si je te comprends bien, ce que tu souhaites dire, c’est que… ».
4. Posez des questions ouvertes
   Les questions qui n’attendent comme réponse qu’un « oui » ou qu’un « non » n’ont pas beaucoup d’intérêt dans un entretien annuel. L’idée est de faire parler le collaborateur. On privilégiera les questions ouvertes qui permettent d’avoir un champ sémantique plus large et mieux cerner les besoins et frustrations de chacun.
5. Analysez le non-verbal
   Plein de choses se disent sans être exprimées. L’analyse du non-verbal est aussi une bonne manière de comprendre la manière dont un collaborateur vit son travail. Mais gare aux fausses-croyances ! La communication non verbale dépend souvent du contexte. Tenez donc compte de la situation et faites preuve d’empathie pour interpréter correctement la situation.

Les pièges à éviter

L’entretien est un récit qui se construit. L’objectif est de partir d’un endroit pour aller vers un autre en y emmenant notre collaborateur. Mais, comme pour toute balade, si on veut y arriver, il y a quelques cailloux à éviter dans les chaussures.

• Caillou 1 : ne parler que de choses négatives

L’approche doit toujours être positive. Même si des choses désagréables doivent être partagées, l’idée est que le collaborateur ait envie de continuer à s’engager auprès de nous, pas de l‘assassiner sur place à coup de remarques négatives et de reproches. Le choix des mots et l’attitude à adopter doivent donc être savamment réfléchis.

• Caillou 2 : regarder uniquement le passé

Faire le bilan et tirer un Polaroïd d’une année écoulée est une bonne chose. Mais il est essentiel de comprendre que l’idée d’un entretien est de repartir pour une année. On regarde donc plus la route devant soi que celle parcourue.

• Caillou 3 : ne pas définir d’objectifs clairs

Vous vous souvenez de l’acronyme SMART pour définir les objectifs ? Bonne nouvelle, l’entretien annuel est l’endroit idéal pour utiliser cette méthode. Pour rappel, SMART veut dire, des objectifs Spécifiques, Mesurables, Atteignables, Réalistes et Temporellement définis.

• Caillou 4 : ne pas être « vraiment » là

Être dans l’écoute active comme on l’a signalé plus tôt est important. Cela implique aussi d’être vraiment disponible. On ne décroche pas son tél, on ne regarde pas ses mails, on est dans un endroit isolé où on ne sera pas dérangé toutes les 5 minutes (sauf urgences, évidemment).

Alternatives à l’entrevue annuelle

Pour certains, l’approche d’une entrevue annuelle n’est pas la bonne. Ils estiment que dans le monde qui est le nôtre, à savoir un monde rapide et en mouvement permanent, il doit pouvoir exister d’autres manières d’évaluer les collaborateurs.

C’est vrai, il peut y avoir des alternatives, et même des approches complémentaires.

En voici quelques-unes :

• Un bilan mensuel

Certaines sociétés le font. On a d’ailleurs tous en tête la référence à « l’employé du mois ». L’avantage est que c’est que ça permet de rectifier le tir directement. En revanche, ça peut vite devenir chronophage.

• Un entretien de développement et non de performance

Un débat post-covid a vu le jour aux Etats-Unis et certains managers ont tranché. Désormais, ils feront des entretiens de développement et non de performance. L’idée est alors de s’appuyer uniquement sur les points forts plutôt qu’en énumérant ce qui ne va pas. Et le cas échéant, de proposer des formations.

• L’autogestion

Certaines sociétés ont une approche renversée de l’entretien annuel. Elles demandent en effet à leurs salariés de se fixer eux-mêmes les objectifs par rapport à la stratégie de l’entreprise. Le risque ici est que certains pourraient en profiter pour se donner des objectifs trop simples ou ne pas être capables de définir clairement des objectifs.

Quelle que soit l’approche, un tout dernier conseil : n’hésitez pas à installer de la légèreté lors de cet entretien en racontant une anecdote ou en jouant sur la corde de l’humour. L’idée est, d’abord et avant tout, que ce moment reste convivial.

Quelques points d’attention

L’entretien annuel n’est pas obligatoire. Cela ne veut pas dire que lorsqu’il se déroule, il n’y a pas de règles. Il est donc important d’être attentif à certaines choses.

• Tout d’abord, au respect de la vie privée. Le responsable peut parfois être tenté de poser des questions auxquelles le collaborateur ne souhaite pas répondre. Attention aux abus de pouvoir. Certains sujets (vie amoureuse, vie sociale, vie associative, orientation sexuelle, …) relèvent strictement de la vie privée, et le collaborateur n’est pas tenu de les aborder.
• Ensuite, à la transparence. Le collaborateur a le droit de connaître les données qui sont conservées à son sujet, notamment dans le cadre d’une évaluation.
• Enfin, s’il existe un système pour les évaluations, le collaborateur doit également y avoir accès.

Les questions à ne pas zapper

Certaines questions sont fortement recommandées dans un entretien annuel. En voici quelques-unes qui nous paraissent obligatoires :

• Comment te sens-tu dans ton poste ? Au sein de l’équipe ?
• Quels sont les moments importants que tu retiens de l’année écoulée ? Et tes principales satisfactions ?
• Quelles seraient les points que tu souhaites améliorer (stress, gestion du temps, travail d’équipe, prise de décisions, créativité) ? Et comment pouvons-nous t’aider dans cette demande ?
• Que penses-tu des nouveaux objectifs ? Te semble-t-il en phase avec ce que nous avons décidé ?
• As-tu des aspirations pour les prochains mois ? Des demandes particulières concernant ton travail (salaire…) ?

Chiffre : 42

42 % des collaborateurs insistent sur le fait que, lors des entretiens, l’accent doit davantage être mis sur l’avenir, sur les talents et sur le développement personnel, plutôt que sur les performances passées.

Source : Agence Belga